先日、フリーランスはじめたばかりの子に「メールってどうやるんですか？」って聞かれました。これみんな悩むよね。
僕が独学で頑張ってきたことを書きます。
すぐに返信する
若い時ってメールも電話もイヤじゃないですか？特に会社とか役所に電話するの緊張しますよね。かけたくないなーって気持ちで何日もたったり。
メールも「しっかり考えてちゃんとした文章で返さなきゃ」みたいに何日も考えたりして「あー、まだ返してない。どうしよ遅くなっちゃった。申しわけない〜」って気持ちでさらに数日すごしたり。
これがよくない。すぐ返しましょう。時間をかけてもメールのクオリティはあがりません。
「了解しました」「大丈夫です」「データ受け取りました」ってすぐ返す。
考える必要があるときは「検討してからお返事します」とすぐ返す。
スケジュールの問い合わせで、別件の予定がまだ決まってないときは
「別件のスケジュールが決まり次第お伝えします」
と、とりあえず返す。
すぐ返すのが良い理由は2つ。
1つめ、相手に心配させない。
返信がないと「メール届いてないのかな？」と相手が心配する。これは迷惑なのでそれだけは回避する。
2つめ、自分が持っているボールをなくす。
メールがキャッチボールだとしたら
返信してないのは自分がボールを持っている状態。
これが精神的に疲れます。
何日も持ってるとボールが重くなって、返すのにエネルギーが必要になる。
きたボールはすぐに返すとラク。
「あとで返信します」だけでも返したら、ボールは軽くなる。
数日経ってしまったら「返信おそくなってすいません！いま検討中なので、また後日連絡さしあげます」だけでも返しておく。
相手にも自分にもそれがよい。（と思う）
丁寧な言葉遣いはどうするか
学生のころに出版社でアルバイトしたことがあって、そのとき編集長にメールってどうしたらいいんですか？って質問したら
「“よろしくお願いします”をいっぱい書いとけ！」って(笑)
雑なアドバイスですが、そんなものかもしれません。
・お世話になっております。
・お忙しいところ申し訳ありませんが、よろしくお願いします。
・お手数かけますが、よろしくお願いします。
最低限これがあればよいでしょう。
若いフリーランスがガチガチのビジネス用語のメール書いても気持ち悪いですし。
ちなみに「了解しました」を僕はよく使うのですが、
「承知しました」のほうが丁寧というビジネスマナーがむかし流行ったんです。
流行った後に「本当にそうか？」っていう議論も出てきました。
それで調べてみたら、どちらが丁寧かという辞書的な説明は存在しなくて
とあるビジネスマナー講師が言い出して、そこから流行っただけ、という説があったんですね。
それで会社員やってる知り合い2人に「この言葉どっちがいいの？」って聞いたら
真逆のことを言ってましたた。
1人め
「了解しました、の方はこころから賛同するイメージだから、了解しましたをつかう」
2人め
「承知しました、のほうは自分の心では納得してないけど相手の言うことにしたがいます、みたいなイメージだから、
ビジネスでは承知しましたのほうが正しいと思う。」
「心から賛同するからOK」と「心から賛同してないかもしれないからOK」って逆のことを言ってて面白かったし、つまり正解がない気がします。
なので言葉の使い方1つ1つを気にしてもしょうがないかも、と思ってます。
結論「とにかく、よろしくお願いしますを書いとけ！」
びっくりマーク「！」をつける
これは固くない職業だから言えることですが、真面目すぎるメールってもらってもうれしくないと思うので
・ありがとうございます！
・うれしいです！
みたいにビックリマークつけて、テンションあげます。
つけすぎてもウザいんでしょうけど。
単語登録
メールによく使うことばを単語登録してます。
iPhoneだと、設定 > 一般 > キーボード > ユーザー辞書、ってところで単語を登録しておけます。
2文字を打って変換するとよく使う言葉が出るようにしてます。
おせ → お世話になっております。竹内泰人です。
おつ → お疲れさまです。泰人です。
よろ → よろしくお願いします。
こち → こちらからダウンロードお願いします。
他にも
をを→僕の電話番号
ををを→僕の住所
メールアドレスも３つあって、それぞれへんな言葉から変換できるようにしてます。
頭をつかわなくていいところは時短してます。
メールを読むのと返信するのをワンセットにする
これはさいきん読んだ本に書いてあったテクニック。
この著者のEmiさんは子育てしながら社長やってる女性で、仕事も家事もいろいろとテクニックが書かれてる本。
ビジネス本って子育てしてる僕にぜんぜん使えない内容のときがあって、「朝活しましょう」とか言われても子供いるから無理だよ！ってなるので、自分の生活と似てる人をさがして見つけた本。
その中でもよかったテクニックが「メールを読むのと返信をワンセットにする。その時間をきめる。」というもの。
自分の作業をしてるときにメールが来るととりあえず見て、あとで返信しようと思って作業に戻りませんか。でも頭の片隅でメールの文面を考えたりしてて実は作業に集中できません。
なので、メールの通知を切って、◯時からメールを読むと決めて、読んだらその場ですぐに返信を書く！というテクニック。
メールを返さなきゃなって思ってる時間が辛いというのは前からわかってたんですが、このテクニックは目からウロコでした。
いま僕は作業中はスマホを自分の後ろの棚においてて、メールの通知は音がしないように設定（画面には出る）、作業がひと段落したタイミングでチェック。
緊急なものはすぐに返信。緊急じゃないメールはあとで開く。このときに読まないのが大事。
いまは11時と16時半がメールチェック時間。
こうしたらメールに追われてる感じがなくなって、能動的に仕事してる感じがして、ストレスなくなってる気がする。
その代わり何通も返信する時が大変なんですが「いまから1時間で全部返すぞ」って気合を入れて全部返し終わるとスッキリします。なんていうか、歩きスマホじゃないけど、ながらメールって疲れるんだと思う。
でもそもそも、文章を書くのが苦手っていう人もいると思います。
そんなときは…
ロボットになったつもりで無心で書く。
心がこもってなくても文面が変でも、最低限の内容が伝わればよし、という気持ちでダーッとメールを書いて、ちょっとだけ見直したらすぐ送信する。
日本語ってニュアンスのバリエーションがすごくあって悩みませんか？
英語だともっとシンプルで迷わない気がする。
だからニュアンスで悩むのをやめて
内容も箇条書きにして、ただ情報を伝えるだけに徹するというか。
それで最後に「どうぞよろしくお願いします！」ってつけて送信。
まぁ、AIに書かせてもよいと思います。
僕がメールでがんばってること、以上です。どうでしたか？
どこかの誰かに役にたってるといいなと。
だれかもっとよい方法とかあれば教えてほしい。